La legalización de documentos extranjeros se basa en proceso administrativo que otorga validez en España a un documento público extranjero. Su proceso consiste en la verificación y comprobación de la autenticidad de la firma ubicada en el escrito legal, al igual que corroborar la calidad en la que ha actuado la autoridad firmante del mismo.
En España, los documentos públicos extranjeros deben ser legalizados con el fin de calificar para el estatus de validez del mismo ante los organismos oficiales del país. De igual manera, todo aquel documento público que sea emitido por una autoridad española, bien sea Notaría, Ayuntamiento, Ministerio, entre otras, tendrá que cumplir con la legalización para que este sea válido en cualquier país extranjero.
El proceso de legalización de documentos NO es requerido cuando estos hayan sido emitidos por alguno de los países que pertenecen al grupo del convenio de la Apostilla de la Haya. Asimismo, existe la posibilidad de recurrir a instrumentos jurídicos especiales para eximir al documento de la obligación.
La Apostilla de la Haya
La Apostilla de la Haya es un sello emitido por el ente responsable del país adscrito al convenio y que va estampado en última parte del documento público. Con este, se certifica la autenticidad del mismo frente a las administraciones públicas adheridas al acuerdo. El sello sirve para eliminar los trámites jurídicos.
Las legalizaciones carecen de fecha de caducidad, por lo que no existe ningún tiempo límite para realizar la solicitud y el interesado podrá iniciar su trámite cuando lo amerite.
Por lo tanto la ventaja principal de la Apostilla de La Haya es que facilita enormemente la legalización de documentos públicos que han sido emitidos en un país para que puedan ser usados en el extranjero sin que haya ningún tipo de inconveniente. Por ello la Apostilla de La Haya suprime las largas cadenas de legalizaciones en una sola, en donde se aplica un solo sello especial.
Costes
El proceso de legalización de documentos (o apostilla) es gratuito cuando se lleva a cabo en la sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación en el país. Este tendrá un costo fijado en tasas de diferentes monedas extranjeras en el caso de que el proceso se realice en una embajada o consulado de España en el exterior.
Documentos que puedes legalizar y su procedimiento
Dentro de los tipos de documentos públicos españoles que se pueden legalizar se encuentran:
• Los académicos. (Expedientes o certificados estudiantiles)
Los títulos universitarios deberán ser legalizados en la Subdirección General de Títulos y Reconocimiento de Cualificaciones. Mientras que aquellos títulos que no pertenezca a una universidad, deben ser tramitados por el Servicio de Títulos y Convalidación de Estudios Extranjeros no universitarios. Los entes pertenecen a las divisiones del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
En relación a los diferentes documentos oficiales de enseñanza que son no superior, su legalización corresponderá a la Consejería de Educación o equivalente de dicha región.
Ver artículo sobre la Homologación de títulos en España
• Los emitidos por la Administración General del Estado. (Autoridades, funcionarios, organismos y entidades gestoras de la seguridad social)
Su proceso de legalización es efectuado primero en la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y luego por las embajadas en España del país al cual vaya dirigido el documento.
• Aquellos documentos donde un notariado da fe y certifica cada uno de ellos se denominan notariales. (Certificaciones, legitimaciones, actas, etc.)
Los documentos serán legalizados por vía notarial y un estricto orden. Algunos de ellos se clasifican por Colegios notariales, Ministerio de Justicia-Legalizaciones, Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.
• Los judiciales. (Fe de vida, actas de nacimiento o defunción, matrimonio o certificado de capacidad matrimonial)
Todos estos requieren legalización por vía judicial bajo el siguiente orden; los tribunales superiores de justicia de la comunidad autónoma correspondiente, Ministerio de Justicia-Legalizaciones, Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación a la representación diplomática extranjera en España.
• Los documentos emitidos por cualquiera de las Comunidades Autónomas. (Expedidos por organismos públicos, funcionario o autoridades)
Su legalización se realiza en primero ante la Unidad de Legalizaciones de la Comunidad Autónoma respectiva, luego por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y por último las instituciones de los países extranjeros en territorio español.
• Los otorgados por entes locales o estatales. (Mancomunidades, Ayuntamientos, Cabildos y Diputaciones)
El proceso de estos documentos corresponde en primera instancia al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, con dos excepciones: La primera es que aplica a los documentos provenientes del Ayuntamiento de Madrid y la segunda, es de carácter general y funciona para la vía judicial o notarial.
Posteriormente, pasará a la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación, y para culminar, recurre a la representación diplomática o consular extranjera que esté acreditada en España.
• Los mercantiles. (Facturas de empresas y documentos comerciales, certificados de libre venta)
Todos los documentos mercantiles deben ser revisados y analizados por la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación y a su respecta entidad consular acreditada.
Los de exportaciones deberán legalizarse por la Cámara de Comercio de la provincia correspondiente y luego por el Consejo Superior de Cámaras de Comercio, Industria y Navegación. En cuanto a los bancarios, serán legalizados por diversas entidades de esta índole.
• Los de entidades religiosas, como la Iglesia Católica, serán legalizados por la Nunciatura Apostólica o de la Diócesis y el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación
En cuanto a otras autoridades religiosas, se clasifican en dos tipos: Aquellas personas inscritas en los Registros civiles en España que realizarán la legalización ante el Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma.
En ambos casos, el proceso concluirá con la legalización ante la representación diplomática acreditada en España.
• Los certificados médicos y veterinarios.
Una vez cuente con la acreditación bajo colegiado como Médico, el trámite de la legalización se realizará ante el Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos de España o el colegio médico de su provincia.
En cuanto a los veterinarios, luego de contar con el certificado sanitario de animales domésticos. Su legalización estará bajo la Dirección General de Producciones y Mercados Agrarios del Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente, el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación Sección de Legalizaciones, y, finalmente, la Representación Diplomática o Consular extranjera.
